Vướng mắc khi xuất khẩu: Doanh nghiệp lần đầu cần lưu ý gì?

Vướng mắc khi xuất khẩu là vấn đề nhiều doanh nghiệp gặp phải khi lần đầu đưa sản phẩm ra thị trường quốc tế. Từ việc tìm hiểu quy định nhập khẩu, chuẩn bị hồ sơ sản phẩm đến xin giấy chứng nhận, mỗi công đoạn đều có những yêu cầu riêng.

Nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thiếu giấy tờ, sai thông tin hoặc phải điều chỉnh hồ sơ nhiều lần. Cùng CAO Media tìm hiểu những khó khăn thường gặp và cách chuẩn bị phù hợp qua bài viết dưới đây.

1. Chưa nắm rõ quy định của thị trường xuất khẩu

Đây là một trong những khó khăn đầu tiên của doanh nghiệp mới xuất khẩu.

Mỗi quốc gia có thể áp dụng những quy định riêng đối với từng nhóm sản phẩm. Đặc biệt, thực phẩm, mỹ phẩm và hàng tiêu dùng thường có yêu cầu khác nhau về thành phần, chất lượng và nhãn hàng hóa.

Một số doanh nghiệp chỉ chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Việt Nam. Tuy nhiên, bộ hồ sơ đó chưa chắc đã đáp ứng yêu cầu của nước nhập khẩu.

Trước khi xuất khẩu, doanh nghiệp nên xác định:

Quốc gia và thị trường dự kiến xuất khẩu.
Nhóm sản phẩm và mục đích sử dụng.
Yêu cầu về thành phần, chất lượng và an toàn.
Quy định về nhãn hàng hóa.
Các giấy chứng nhận hoặc tài liệu cần cung cấp.
Yêu cầu riêng từ nhà nhập khẩu hoặc đối tác.

Việc tìm hiểu trước giúp doanh nghiệp tránh chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc lựa chọn sai thủ tục.

2. Hồ sơ sản phẩm chưa đáp ứng yêu cầu xuất khẩu

Nhiều doanh nghiệp đã có sản phẩm lưu hành tại Việt Nam nhưng chưa chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ xuất khẩu.

Tùy từng sản phẩm, doanh nghiệp có thể cần rà soát những hồ sơ sau:

Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm.
Bản tự công bố sản phẩm hoặc hồ sơ công bố liên quan.
Tiêu chuẩn cơ sở hoặc tiêu chuẩn áp dụng.
Nhãn sản phẩm và thông tin thành phần.
Tài liệu về cơ sở sản xuất.
Các giấy chứng nhận theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu.

Không phải sản phẩm nào cũng cần toàn bộ những tài liệu trên. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu cụ thể.

Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ hiện có trước khi thực hiện các thủ tục liên quan. Nếu phát hiện thiếu sót, cần xác định tài liệu cần bổ sung để tránh ảnh hưởng kế hoạch giao hàng.

3. Lúng túng khi xin giấy CFS và HC

CFS và HC là hai loại giấy tờ doanh nghiệp thường quan tâm khi xuất khẩu sản phẩm.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ mục đích và phạm vi sử dụng của từng loại giấy.

Giấy tờ	Nội dung cơ bản
CFS	Giấy chứng nhận lưu hành tự do, thể hiện sản phẩm được phép lưu hành theo quy định liên quan
HC	Giấy chứng nhận y tế, thường được yêu cầu đối với một số nhóm sản phẩm và thị trường

Đối với CFS, doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền cấp. Hồ sơ có thể liên quan đến thông tin doanh nghiệp, tên hàng hóa, tiêu chuẩn áp dụng và cơ sở sản xuất.

Đối với HC, yêu cầu cấp giấy phụ thuộc vào loại sản phẩm và cơ quan quản lý tương ứng.

Ngoài ra, nhà nhập khẩu có thể yêu cầu thêm những chứng từ riêng. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác nhận trước khi chuẩn bị hồ sơ.

4. Nhãn sản phẩm chưa phù hợp với thị trường nhập khẩu

Nhãn sản phẩm là nội dung doanh nghiệp không nên bỏ qua khi xuất khẩu.

Một sản phẩm có thể đã sử dụng nhãn tiếng Việt tại thị trường trong nước. Tuy nhiên, khi đưa ra nước ngoài, sản phẩm có thể phải đáp ứng yêu cầu ghi nhãn của quốc gia nhập khẩu.

Một số nội dung cần rà soát gồm:

Tên sản phẩm.
Thành phần và hàm lượng.
Khối lượng hoặc thể tích.
Tên và địa chỉ nhà sản xuất.
Xuất xứ hàng hóa.
Hướng dẫn sử dụng và bảo quản.
Cảnh báo hoặc thông tin bắt buộc khác.

Đặc biệt, thông tin trên nhãn cần thống nhất với hồ sơ sản phẩm và chứng từ liên quan.

Nếu tên sản phẩm hoặc thành phần thể hiện không đồng nhất, doanh nghiệp có thể phải chỉnh sửa trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra ngôn ngữ và cách trình bày nhãn theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu. Không nên mặc định nhãn đang sử dụng tại Việt Nam có thể dùng nguyên trạng ở nước ngoài.

5. Chưa hiểu rõ quy định về xuất xứ hàng hóa và C/O

Một vướng mắc khác là doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định về xuất xứ hàng hóa.

C/O là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được sử dụng để chứng minh xuất xứ theo quy tắc áp dụng.

Tùy thị trường và hiệp định thương mại, doanh nghiệp có thể cần loại C/O tương ứng. Việc có C/O phù hợp cũng có thể giúp hàng hóa đáp ứng điều kiện hưởng ưu đãi thuế quan.

Tuy nhiên, không phải cứ sản xuất tại Việt Nam là đương nhiên đáp ứng mọi quy tắc xuất xứ.

Doanh nghiệp cần xem xét nguồn nguyên liệu, quá trình sản xuất và tiêu chí xuất xứ áp dụng.

Đây là nội dung cần được chuẩn bị từ sớm, đặc biệt với doanh nghiệp sử dụng nguyên liệu nhập khẩu.

Vướng mắc khi xuất khẩu: Doanh nghiệp lần đầu cần lưu ý gì? — Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) – tư vấn và thực hiện bởi CAO Media

6. Chưa quen với chứng từ và thủ tục hải quan

Doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu thường chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc chuẩn bị chứng từ cho từng lô hàng.

Một bộ chứng từ xuất khẩu có thể bao gồm:

Chứng từ	Mục đích
Hợp đồng ngoại thương	Ghi nhận thỏa thuận mua bán
Commercial Invoice	Thể hiện thông tin và giá trị hàng hóa
Packing List	Thể hiện quy cách đóng gói
Tờ khai hải quan	Thực hiện thủ tục khai báo hàng hóa
Bill of Lading	Chứng từ vận tải đường biển
C/O	Chứng minh xuất xứ khi cần
Giấy phép, chứng nhận chuyên ngành	Áp dụng theo từng loại hàng hóa

Không phải lô hàng nào cũng cần tất cả chứng từ trên. Thành phần hồ sơ phụ thuộc phương thức vận chuyển và quy định áp dụng.

Doanh nghiệp nên phối hợp với đơn vị logistics hoặc khai thuê hải quan để kiểm tra chứng từ trước khi giao hàng.

7. Thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất

Một trong những vướng mắc khi xuất khẩu thường gặp là thông tin sản phẩm không đồng nhất giữa các loại giấy tờ. Chẳng hạn, tên sản phẩm, thành phần, tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ sản xuất có sự khác biệt giữa nhãn, phiếu kiểm nghiệm, bản tự công bố và CFS.

Những sai lệch này có thể khiến hồ sơ cần được rà soát hoặc bổ sung. Vì vậy, doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin trên từng tài liệu trước khi thực hiện thủ tục. Đây cũng là cách hạn chế vướng mắc khi xuất khẩu và tránh phát sinh thời gian xử lý không cần thiết.

8. Không dự trù thời gian chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu làm giấy tờ khi đã có đơn hàng hoặc lịch giao hàng cụ thể.

Điều này dễ tạo áp lực về thời gian, nhất là khi cần kiểm nghiệm, xin giấy chứng nhận hoặc điều chỉnh nhãn sản phẩm.

Một số thủ tục cần thời gian để hoàn thiện hồ sơ và chờ cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch chuẩn bị theo từng giai đoạn:

Xác định thị trường và yêu cầu nhập khẩu.
Rà soát hồ sơ pháp lý của sản phẩm.
Kiểm tra nhãn và thông tin hàng hóa.
Thực hiện các thủ tục, giấy chứng nhận cần thiết.
Chuẩn bị chứng từ và kế hoạch giao hàng.

Chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi phát sinh yêu cầu bổ sung.

9. Cách hạn chế vướng mắc khi xuất khẩu lần đầu

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên rà soát tổng thể trước khi đưa sản phẩm ra nước ngoài.

Trước hết, cần xác định chính xác thị trường nhập khẩu và yêu cầu từ đối tác. Tiếp theo, kiểm tra hồ sơ sản phẩm hiện có và những giấy tờ còn thiếu.

Đối với các sản phẩm thuộc nhóm thực phẩm hoặc hàng tiêu dùng, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến kiểm nghiệm, công bố sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng và nhãn hàng hóa.

Nếu thị trường yêu cầu CFS hoặc HC, doanh nghiệp cần xác định đúng loại giấy và cơ quan cấp.

Quan trọng nhất, không nên sử dụng một bộ hồ sơ chung cho mọi thị trường. Mỗi sản phẩm và quốc gia có thể có yêu cầu riêng.

10. Dịch vụ hỗ trợ hồ sơ xuất khẩu tại CAO Media

CAO Media hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến sản phẩm phục vụ hoạt động xuất khẩu.

Tùy từng nhóm sản phẩm và yêu cầu cụ thể, CAO Media có thể hỗ trợ:

Kiểm nghiệm sản phẩm.
Tự công bố sản phẩm.
Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở (TCCS).
Xin giấy chứng nhận CFS.
Xin giấy chứng nhận HC.
Tư vấn hồ sơ liên quan đến FDA.

Doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin sản phẩm, nhãn hàng hóa và thị trường dự kiến xuất khẩu. CAO Media sẽ rà soát nhu cầu và tư vấn những hồ sơ cần chuẩn bị.

Thông tin liên hệ CAO Media

Trên đây là những vướng mắc khi xuất khẩu mà doanh nghiệp thường gặp trong lần đầu đưa sản phẩm ra thị trường quốc tế. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng và tìm hiểu yêu cầu từ sớm giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót.

CAO Media cung cấp dịch vụ TRỌN GÓI – NHANH CHÓNG, hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện các hồ sơ sản phẩm theo nhu cầu.

Website: tuvangiayphepcao.com

Email: hotro@tuvangiayphepcao.com

Hotline: 0903 145 178