Hồ sơ TCCS cần những tài liệu nào để doanh nghiệp lưu giữ?

Hồ sơ TCCS cần những tài liệu nào để đảm bảo doanh nghiệp có đầy đủ căn cứ quản lý và áp dụng tiêu chuẩn? Ngoài bản tiêu chuẩn cơ sở đã công bố, doanh nghiệp cần lưu giữ các tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng, thẩm tra và công bố TCCS. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, cập nhật tiêu chuẩn và phục vụ công tác quản lý khi cần thiết.

Cùng CAO Media tìm hiểu chi tiết các tài liệu cần lưu giữ qua bài viết dưới đây.

1. Vì sao doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ TCCS?

TCCS là tiêu chuẩn do cơ sở tổ chức xây dựng và công bố để áp dụng tại chính cơ sở đó. Nội dung tiêu chuẩn có thể được xây dựng bằng cách chấp nhận TCVN, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài tương ứng hoặc tự nghiên cứu, xây dựng.

Theo Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, hồ sơ công bố TCCS phải được lưu trữ tại cơ sở.

Việc lưu giữ hồ sơ không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý. Đây còn là cách giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm và duy trì tính nhất quán trong quá trình sản xuất.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng hồ sơ để:

Đối chiếu tiêu chuẩn với sản phẩm đang sản xuất.
Chứng minh căn cứ xây dựng các chỉ tiêu kỹ thuật.
Theo dõi các lần sửa đổi, bổ sung TCCS.
Cung cấp tài liệu khi cần kiểm tra, rà soát.
Đảm bảo các bộ phận áp dụng đúng phiên bản tiêu chuẩn.

2. Hồ sơ TCCS cần những tài liệu nào?

Tùy phương thức xây dựng và quy trình thực hiện, thành phần tài liệu có thể khác nhau. Doanh nghiệp nên phân loại và lưu giữ các nhóm tài liệu sau.

2.1. Bản tiêu chuẩn cơ sở đã được công bố

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ TCCS.

Doanh nghiệp cần lưu bản TCCS hoàn chỉnh, có nội dung và hình thức trình bày phù hợp quy định.

Theo Điều 24 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, nội dung TCCS cần có các phần chính:

Mục lục.
Phần thông tin mở đầu.
Phần cơ bản, gồm phần khái quát và phần kỹ thuật.
Phần thông tin bổ sung.

Ngoài ra, TCCS phải quy định rõ phạm vi áp dụng. Các yêu cầu kỹ thuật và phương pháp thử phải được trình bày cụ thể, có khả năng đánh giá.

Doanh nghiệp nên lưu bản điện tử và bản giấy để thuận tiện tra cứu, sử dụng.

2.2. Dự thảo TCCS và bản thuyết minh

Trong quá trình xây dựng TCCS, cơ sở cần tổ chức nghiên cứu và biên soạn dự thảo.

Nếu thực hiện lấy ý kiến, hồ sơ gửi lấy ý kiến bao gồm dự thảo TCCS kèm theo thuyết minh. Thuyết minh được xây dựng theo mẫu tại Phụ lục IV Thông tư 13/2026/TT-BKHCN.

Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu:

Bản dự thảo TCCS.
Bản thuyết minh dự thảo.
Các phiên bản dự thảo đã chỉnh sửa, nếu có.

Những tài liệu này giúp thể hiện cơ sở xây dựng nội dung và quá trình hoàn thiện tiêu chuẩn.

2.3. Tài liệu góp ý và xử lý ý kiến

Trường hợp doanh nghiệp tổ chức lấy ý kiến cho dự thảo TCCS, cần lưu giữ tài liệu liên quan đến quá trình này.

Các tài liệu có thể bao gồm:

Văn bản gửi dự thảo để lấy ý kiến.
Ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân liên quan.
Bản tổng hợp và xử lý ý kiến góp ý.
Bản dự thảo đã được hoàn thiện sau khi tiếp thu ý kiến.

Theo Điều 22 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, hồ sơ dự thảo trong trường hợp có lấy ý kiến gồm dự thảo TCCS kèm thuyết minh và bản tổng hợp, xử lý ý kiến.

Lưu ý, việc lấy ý kiến được thực hiện trong trường hợp cần thiết hoặc thuộc trường hợp pháp luật quy định. Do đó, không phải doanh nghiệp nào cũng phát sinh đầy đủ các tài liệu này.

2.4. Văn bản thẩm tra và quyết định công bố TCCS

Trước khi công bố, cơ sở tổ chức thẩm tra dự thảo TCCS. Mục đích là đảm bảo tiêu chuẩn tuân thủ các nguyên tắc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn.

Sau khi hoàn thiện, người đứng đầu cơ sở xem xét và quyết định bằng văn bản công bố TCCS.

Doanh nghiệp nên lưu:

Tài liệu thể hiện kết quả thẩm tra, nếu có.
Văn bản quyết định công bố TCCS.
Bản TCCS chính thức đi kèm quyết định công bố.

Đây là nhóm tài liệu quan trọng để xác định TCCS đã được cơ sở chính thức công bố và áp dụng.

2.5. Tài liệu làm căn cứ xây dựng TCCS

Ngoài các tài liệu thuộc quá trình xây dựng và công bố, doanh nghiệp nên lưu giữ căn cứ kỹ thuật dùng để hình thành các chỉ tiêu trong TCCS.

Tùy sản phẩm và phương thức xây dựng, tài liệu có thể gồm:

Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm.
Tài liệu về thành phần, nguyên liệu và đặc tính sản phẩm.
Tài liệu kỹ thuật, kết quả thử nghiệm hoặc đánh giá.
TCVN, tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được sử dụng làm căn cứ.
Tài liệu nghiên cứu và kinh nghiệm thực tiễn liên quan.

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, kết quả kiểm nghiệm là căn cứ hữu ích để xác định và đối chiếu các chỉ tiêu chất lượng, an toàn.

Tuy nhiên, cần lưu ý: không phải mọi tài liệu nêu trên đều là thành phần bắt buộc của hồ sơ công bố TCCS trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp cần lưu theo phương thức xây dựng và căn cứ thực tế của từng tiêu chuẩn.

2.6. Tài liệu thông báo công bố TCCS

Sau khi công bố TCCS, doanh nghiệp còn có trách nhiệm thông báo việc công bố qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.

Theo khoản 3 Điều 22 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, thời hạn thông báo là 20 ngày kể từ ngày công bố TCCS.

Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu lại:

Thông tin đã kê khai khi thông báo.
Tài liệu xác nhận hoặc kết quả tiếp nhận thông báo trên hệ thống, nếu có.
Bản TCCS tương ứng với nội dung đã công bố.

Việc lưu lại các tài liệu này giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu khi cần xác nhận tình trạng thông báo.

Hồ sơ TCCS cần những tài liệu nào để doanh nghiệp lưu giữ? — Bản Công bố tiêu chuẩn cơ sở – tư vấn và thực hiện bởi CAO Media

3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quản lý hồ sơ TCCS?

Lưu giữ đầy đủ tài liệu là cần thiết. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc quản lý và cập nhật hồ sơ.

Thứ nhất, đảm bảo tài liệu thống nhất.

Tên sản phẩm, chỉ tiêu kỹ thuật và phạm vi áp dụng cần thống nhất giữa TCCS với tài liệu liên quan.

Thứ hai, quản lý phiên bản TCCS.

Khi sửa đổi hoặc bổ sung tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần lưu phiên bản cũ và phiên bản mới. Đồng thời, cần thể hiện rõ thời điểm áp dụng.

Thứ ba, phân loại tài liệu khoa học.

Doanh nghiệp nên chia hồ sơ thành các nhóm: hồ sơ xây dựng, hồ sơ công bố và tài liệu kỹ thuật. Cách này giúp việc tra cứu thuận tiện hơn.

Thứ tư, rà soát định kỳ.

Khi sản phẩm thay đổi thành phần, quy trình sản xuất hoặc yêu cầu kỹ thuật, doanh nghiệp cần xem xét lại TCCS. Nếu cần sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, phải thực hiện theo trình tự tương ứng.

4. CAO Media hỗ trợ xây dựng và công bố TCCS

Việc xây dựng TCCS đòi hỏi doanh nghiệp xác định đúng phạm vi áp dụng, chỉ tiêu kỹ thuật và căn cứ xây dựng. Bên cạnh đó, hồ sơ cần được lưu giữ để phục vụ quá trình quản lý sau công bố.

CAO Media hỗ trợ doanh nghiệp: